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ERP en Operación Logística y Transporte: Si su empresa es de la élite que pudo desembolsar millones de dólares y adquirió uno de los principales ERP del mercado, quizás tenga sentido aprovechar dicha inversión y utilizar los módulos logísticos que la mayoría posee.

Ha pasado más de un año desde que se dio inicio al proyecto de implantación del ERP en su empresa. En el proceso llegó gente nueva y algunos se fueron. Conoció a decenas de consultores “senior”, “junior” y un sin número de otros personajes de los que nunca supo su labor. Escuchó de nuevos lenguajes, asistió a seminarios, workshops y capacitaciones. Se diseñaron planes de contingencia, renovaron equipamiento y un millón de otras actividades que a veces hacían parecer que su empresa cambiaba de rubro.

Bueno, al fin su EPR está funcionando. Cada modificación o funcionalidad adicional le cuesta un ojo de la cara, pero de todas maneras se siente feliz. Ahora, lo lógico es sacarle el máximo partido y en el tema de la Logística es mucho lo que se puede hacer.

Los casi míticos Enterprise Resource Planning (ERP) o comúnmente llamados Paquetes de Clase Mundial son aplicaciones que integran las distintas áreas de la empresa, pero haciéndolas funcionar con reglas de negocio basadas en las “mejores prácticas”. Es decir, copiando el modelo de las empresas exitosas que se han mantenido en los ranking de mayor crecimiento, tamaño, ingresos, etc. (¿Habrán eliminado los pedazos de código y reglas de negocio que crearon basados en cómo lo hacían Enron, WorldCom y otras tantas?). Así, la idea es “no reinventar la rueda” sino hacerlo tan bien como lo hacen “los mejores”, quienes ya se han gastado millones en perfeccionar cada uno de sus procesos.

Prácticamente todos los ERP son modulares, dependiendo de que función o departamento quiera incluir (y principalmente, de cuanto esté dispuesto a desembolsar). Pero tradicionalmente se habla de los módulos financieros, de recursos humanos, de producción, de ventas, de logística, etc. Teniendo cada uno subdivisiones y, lo que es más interesante, especializaciones. Así, las empresas proveedoras de estos sistemas ofrecen “sabores” orientados a determinadas industrias como pueden ser Retail, Combustibles, Transportes, Hospitality, Tecnología, Salud, Automotoras, Servicios de Utilidad Pública, Aeroespacial, Defensa, etc.

Otra de las características de estos sistemas, muy atractiva para las corporaciones trasnacionales y holdings, son sus capacidades de ser “multi-todo”: Multi-idioma, multi-moneda, multi-contabilidad, multi-empresa, multi-sucursal, etc. Además de ser multi-sistema operativo e incluso, algunos, multi-base de datos.

Los módulos agregados de un ERP en Operación Logística y Transporte

Actualmente los 3 principales competidores que quedan en el mercado (después de una serie de fusiones y adquisiciones) son SAP, empresa alemana líder en el rubro con casi un 30% del mercado. Oracle quien a través de la adquisición de PeopleSoft (que a su vez había comprado a JD Edwards) queda en un segundo lugar de participación. Y Baan, que después de haber sido adquirida por SSA Global está empezando ha recuperar el terreno perdido.  En el mercado chileno existe un cuarto competidor, que si bien no es tan relevante a nivel mundial si lo es en el contexto local: JDA Software Group empresa que cuenta con un ERP orientado principalmente a la industria del Retail..

Cada una de estas empresas posee una serie de módulos agregados orientados a la administración de la cadena de suministro. Así tenemos a SAP con mySAP Supply Chain Management, Oracle con Oracle E-Business Suite Supply Chain Management”, SSA-Baan con SSA Supply Chain Management y JDA con Supply Chain Logistics Management. (Como ven ninguno muy original con el nombre). Al hablar de estos módulos adicionales que escapan un poco al núcleo del ERP clásico, y que tienen sentido sólo para algunas empresas, son conocidos como el ERP Extendido.

Las 4 son empresas de prestigio con productos de calidad, con un know how inmenso y lo más importante es que han ido formando, ya sea por adquisiciones de otras empresas, desarrollos propios o alianzas con socios de negocios, un portafolio de productos sumamente amplio en el que es muy difícil que no encuentre algo para su empresa (siempre y cuando lo pueda pagar). De igual forma existe a nivel latinoamericano una buena cantidad de consultores, implementadores y desarrolladores dispuestos a trasformarse en huéspedes de su empresa por algunas semanas e incluso meses.

Es importante agregar que si bien Microsoft no posee un ERP como tal, la gran cantidad de aplicaciones “for Enterprise” que posee integradas hacen que varias empresas de estudios la empiecen a incluir dentro de los porcentajes de participación de mercado. Ofreciendo a través de la unión con socios de negocios lo que ellos llaman Microsoft Business Solutions (MBS) y que en el tema que nos compete posee los módulos MBS for Supply Chain Management-Axapta y MBS for Supply Chain Management-Navision.

Estas empresas, en general, saben bien de lo que están hablando y se esfuerzan mucho en demostrarlo. Las funcionalidades y módulos que ofrecen abarcan cada uno de los aspectos del Supply Chain Management y al leer sus whitepapers, artículos, sitios web, brochures, mapas de funcionalidades o productos, etc., uno se encuentra con que las famosas mejores prácticas, por lo menos en el papel, aparecen a flor de piel, transformando a estos documentos promocionales en verdaderas presentaciones académicas sobre las etapas, componentes, procesos y funciones del Supply Chain.

Como no  todo puede ser coser y cantar, según los expertos, la principal dificultad de implementación de estos sistemas (además de conseguir las utilidades suficientes para pagarlos) es la reticencia al cambio de los propios empleados al interior de la empresa. Ven reestructurados sus procesos de la noche a la mañana y se ven obligados a hacer las cosas de una manera completamente nueva y que, en un comienzo, cuesta comprender el por qué es mejor que la antigua.

Pero como de todo hay en la Viña del Señor, existe un grupo de usuarios fanáticos de los ERPs. Tanto así que hasta han formado un club de admiradores (www.erpfans.com) en donde intercambian impresiones y otra información.

Sea cual sea el producto que su empresa posea, entre las principales ventajas de utilizar los módulos de Supply Chain Management de los ERPs, están el de obtener eficiencias en el núcleo de la empresa de manera integrada, coherente e, idealmente, extendida fuera de la organización. Por ejemplo, en la relación con proveedores y clientes.

Así, un ERP con un módulo de Supply Chain Management correctamente implementado, debiera permitir una integración horizontal y transversal en procesos como: Planificación de la demanda, planificación de la distribución, planificación del transporte, planificación de la manufactura y planificación de las compras, todos relacionados a nivel de reglas de negocio con los módulos tradicionales como el financiero, de recursos humanos, de compras y ventas, etc.

Inquietudes y decisiones

En este punto, nace la siguiente inquietud: ¿Cuál es la principal ventaja de tener un sólo sistema que abarque todas las áreas de la empresa y en la que cada uno de sus módulos se encuentre integrado entre sí, si el costo de implementarlo tanto en tiempo como en dinero es mucho más alto que otras opciones? ¿No es preferible el implementar en distintas etapas, diferentes sistemas mucho más adaptados y especializados a mis necesidades, cuidando de ir logrando la integración necesaria para un correcto funcionamiento?

Efectivamente frente a 2 escenarios, uno en que existe un ERP y todo funciona correctamente, en forma eficiente y con un costo de mantención razonable y otro en que existen diversos sistemas de diversos fabricantes y en que también todo funciona correctamente, en forma eficiente y con un costo de mantención razonable, existe una muy importante razón para preferir el primer escenario. El contar con un repositorio común de datos, es decir, tener toda la información de la organización en una sola base de datos ya que esto nos permitirá, de manera mucho más simple, implementar un Datawarehouse y así contar con una interesante (y muy de moda) herramienta de manejo de información: Business Intelligence de la que hablaremos en la próxima columna.

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