¿Realmente necesita un 4 X 4?

Sistema WMS en la Operación Logística: Incorporar a la organización un WMS (Warehouse Management System) o Sistema de Administración de Bodegas, no es un proyecto trivial. Requiere de una serie de decisiones complejas que, normalmente, involucran más allá de sólo un área de la empresa.

Si preguntásemos ¿Realmente necesita un 4×4? a los miles de dueños (o potenciales compradores) de vehículos de doble tracción en Santiago, de casi todos oiríamos argumentos puntuales que avalarán la posesión del mismo. Por otra parte, tendríamos a un número igual de importante de usuarios de city cars con igual cantidad de argumentos para contradecir a los primeros y demostrar que dentro de Santiago los jeeps no tienen sentido. Algo similar sucede con la pregunta “¿Realmente su empresa necesita un WMS?”. ¿Quién tiene razón, promotores o detractores? Como normalmente ocurre: ambos.

Un WMS corresponde a un sistema de software que permite, en su versión más simple, administrar y controlar las operaciones principales de una bodega o centro de distribución. Esto es: Recepción, Almacenamiento o Putaway, la preparación de pedidos o Picking, y el Despacho. Dependiendo del tamaño del mismo, pueden incluir otras actividades como el Crossdocking, la planificación de la recepción (intercambiando información con proveedores), la planificación de los despachos (intercambiando información con clientes) y otras tareas como el manejo de la logística reversa.

Si bien estas funcionalidades, o por lo menos las principales, pueden ser entregadas por un Software de Bodegas, un WMS se diferencia por su “inteligencia” en el apoyo a la toma de decisiones. Es por ello que las bodegas que cuentan con estos sistemas se conocen como Bodegas Inteligentes. La “inteligencia” en estos sistemas entrega, por ejemplo: Sugeridos de compra, sugeridos de reposición, recomendaciones de optimización de los inventarios, asignación de ubicaciones lógicas dentro de la bodega según los tipos de productos y el layout de la bodega, recorridos óptimos en la preparación de los pedidos, sugerencias de reordenamiento para optimizar espacio, balanceo de carga de trabajo entre los operadores, interfaces automáticas con los ERP, control de rotación versus ubicación, entre otras.

Sistema WMS en la Operación Logística
Factory worker using digital tablet to operate automation

Sistema WMS en la Operación Logística:

Pensando en esas bondades es fácil caer en la tentación de “querer tener uno”, pero el proceso no es tan simple y tenerlo es sólo el primer paso. Para que un WMS realmente funcione, y para que una empresa logre aprovechar gran parte de sus ventajas, requiere un proceso de implementación que normalmente involucra afinar al sistema en su funcionamiento individual y además sincronizar dicho funcionamiento con los otros sistemas existentes y con los procesos operativos al interior de la organización.

Por ejemplo, no sirven de nada avanzados algoritmos de Automatización de la Reposición, si los sistemas (o el personal) del Departamento de Adquisiciones trabajan en forma deficiente o no logran la sincronía con el WMS. Es por ello que la implementación correcta y efectiva de un WMS implica un proyecto de empresa que involucra a gran parte de las áreas de manera transversal a la organización, con sus consiguientes inversiones económicas, de tiempo, capacitación, infraestructura, coordinación con proveedores y clientes, etc., Requiriendo de un compromiso estratégico de la Dirección, más allá de las buenas intenciones del Gerente de Logística.

Una vez logrado, los beneficios y ahorros pueden ser muy significativos, así como la mejora en su calidad de servicio al cliente. Pero ¿está su organización dispuesta a hacer el esfuerzo? ¿Está preparada para ello? Es muy probable que si no pretende un crecimiento explosivo, a corto plazo, si su core business no es el almacenamiento y distribución o si dado el tamaño de sus operaciones aún no posee ningún tipo de sistema, el optar por un Software de Bodega (de los cuales existen excelentes alternativas) sea suficiente por el momento. Pero recuerde, aún cuando opte por un city car, debe saber elegirlo y el fabricante debe poder contar con opciones mayores si posteriormente decide crecer.

Si a pesar de lo que digan los “vecinos” decidimos contar con un WMS, viene una nueva pregunta: ¿Comprar uno existente o desarrollar uno a medida?

Hoy prácticamente a ningún Jefe o Gerente de Informática se le ocurriría plantear en una reunión directiva la posibilidad de que él desarrollará internamente el software de contabilidad de la Empresa. Normalmente, se da por sentado que es algo “que se compra” y que los proveedores entre los cuales elegir son varios.

¿Por qué no sucede lo mismo con los Sistemas y Aplicaciones Logísticas?

Principalmente por 2 motivos (ambos casi siempre errados): Muchas empresas aún sienten o creen que ellos hacen las cosas de una manera “tan especial” que ningún sistema estándar satisfará sus requerimientos. Se piensa que los desarrollos internos saldrán a menor costo pues se ocupará personal existente cuyo sueldo ya es parte de los costos fijos asumidos.

Si a su empresa le sucede lo primero, ¡preocúpese! En la mayoría de los casos esa manera “tan especial” de hacer las cosas: O no es la correcta o es susceptible de mejorar y estandarizar. En los procesos logísticos al interior de las empresas se da la paradoja del adolescente que mientras vive en su ostracismo se siente diferente y especial en relación al resto de sus pares, pero a medida que madura y abre su mente reconoce patrones comunes, problemas repetitivos y necesidades similares, muchas veces ya resueltas por otros con más experiencia. Normalmente, mientras más pequeñas o simples son las empresas, más reacias se encuentran a “pedir ayuda” externa de proveedores especializados o consultoras, ya sea por motivos económicos o simplemente por falta de humildad en las propias capacidades. Una de las ventajas de los WMS es que normalmente incorporan “buenas prácticas” logísticas de clase mundial y de comprobada eficiencia.

El segundo punto

Es un error común que favorablemente en Chile ha disminuido con el tiempo mediante el fortalecimiento del concepto de outsourcing, idea que muchas veces ha requerido una verdadera “evangelización” por parte de sus seguidores. Sobre este punto se ha escrito mucho por lo que no lo profundizaremos más que lo ya dicho. Si bien los puntos anteriores son válidos, realmente puede darse el caso de empresas que posean procesos bien desarrollados, pero con alto grado de complejidad o tamaño en que la adquisición de un WMS que satisfaga sus necesidades implique una inversión económica tal que obligue a quienes toman la decisión, a barajar la alternativa del “desarrollo a medida”, como puede ser el caso de un Operador Logístico en expansión con diferentes clientes que poseen procesos, productos y necesidades heterogéneas.

Por otra parte, existen empresas transnacionales en las que sus políticas internas y limitaciones presupuestarias les impiden la compra de un sistema existente diferente al de la casa matriz, dejándoles como mejor alternativa el hecho de “alquilar” un sistema menor, pero “adaptado” a sus requerimientos, traspasando dicho costo a gastos operacionales. Si su empresa se encuentra dentro de alguna de estas últimas categorías, y pretende que sea su generación la que logre ver el sistema implementado y funcionando es importante tener en cuenta, además de los servicios de pre y post venta, las siguientes recomendaciones de selección:

Experiencia en desarrollos del proveedor que fabricará el sistema o que modificará el existente:

La Ingeniería de Software es un proceso avanzado que requiere conocer y manejar variables complejas, como la organización y protección de los datos, la mejor combinación de lenguajes y tecnologías existentes, la optimización y funcionamiento adecuado de los procesos en momentos de alta demanda (todos los sistemas funcionan bien cuando se prueba con un solo usuario conectado), el manejo de incidencias, etc.

Conocimientos logísticos del proveedor que fabricará el emasist:

No basta con que sea una excelente casa de software o un reconocido proveedor de equipos, debe entender la problemática, conocer el lenguaje y empaparse en su proceso con visión crítica y constructiva. Recuerde que nadie quiere terminar “automatizando el caos”.

Metodología utilizada:

Tanto en el proceso de desarrollo en sí como en los análisis previos, en el proceso de pruebas, implementación, puesta en marcha, en los controles, en la documentación y capacitación e incluso en la relación e intercambio documental y de ideas con el cliente, es decir, con usted.

Por último, queremos recomendarle que si producto de sus análisis o de la gran cantidad de problemas que suceden diariamente en su bodega o centro de distribución, usted piensa que ya es hora de contar con un WMS, empiece a analizar las alternativas existentes. El tiempo es un factor fundamental, pues mientras más complejas se tornen sus operaciones, el servicio a sus clientes empeorará exponencialmente, más tiempo requerirá el proceso de implementación y mayores trastornos se provocarán a su operatoria diaria que, naturalmente, no puede detenerse.

Como hemos visto, la elección de contar o no con un WMS es un proceso complejo que normalmente requiere ayuda externa, pero que llevado a cabo en forma correcta le otorgará beneficios mucho mayores que los obtenidos al presionar un botón y sentir la potencia del motor en las 4 ruedas.

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Autor: Rodrigo Serrano
Vicepresidente de Innovación y Desarrollo Wisetrack Corp
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